Premessa
SIDeMaST, Società Italiana di Dermatologia medica, chirurgica, estetica e di Malattie Sessualmente Trasmesse intende richiedere a società specializzate nel settore – di seguito Professional Congress Organiser (PCO) – la fornitura di servizi e di attività, come specificate nella presente lettera d'invito nell'ambito dell'organizzazione e della gestione dei servizi che si svolgeranno nelle località indicate dal Consiglio Direttivo – di seguito CD – per gli anni 2012-2013.
Oggetto dell'affidamento
Costituisce affidamento dell'incarico l'erogazione dei servizi di seguito indicati, precisando che variazioni e modifiche dovranno essere concordate e preventivamente autorizzate dal CD:
- Ideazione grafica del Congresso;
- Definizione del numero e collocazione degli stand;
- Gestione dei rapporti con gli Sponsor e promozione della vendita degli stand e delle altre attività promozionali ai prezzi da concordare, di volta in volta, con il CD;
- Gestione dell'allestimento degli spazi scientifici e commerciali e del materiale congressuale (borsa, badge, ecc...);
- Stampa di tutto il materiale congressuale (programmi, carta e buste intestate, certificazione di partecipazione, materiale promozionale in genere, cartellonistica e tutto quanto possa servire alla buona riuscita del Congresso);
- Spedizione dei programmi;
- Preparazione e spedizione di tutta la corrispondenza inerente il Congresso;
- Organizzazione delle Sessioni Scientifiche, della cena sociale;
- Organizzazione dell'attività di Segreteria Congressuale, sia pre-congressusale, che durante il congresso, e dell'attività di assistenza nelle sale e negli spazi congressuali durante il suo svolgimento con hostess/stuart professionali; in particolare, al PCO è richiesto di operare in qualità di raccordo e di coordinamento nell'ambito delle attività della Segreteria Scientifica che periodicamente provvederà all'elaborazione del programma e allo svolgimento di incontri ad hoc;
- Gestione delle iscrizioni e dei relativi incassi;
- Organizzazione, insieme al Comitato Scientifico e al CD della SIDeMaST, della raccolta degli Abstracts, del processo di valutazione, di tutte le comunicazioni agli Autori degli Abstracts e della pubblicazione degli stessi;
- Gestione degli speaker, dei moderatori e degli ospiti, sia per quanto attiene all'attività scientifica sia per i loro viaggi e l'ospitalità (se previsti), in base alle indicazioni del CO;
- Gestione delle procedure relative all'accreditamento ECM (da definire);
- Gestione delle prenotazioni alberghiere;
- Gestione contabile ed amministrativa del congresso, avendo cura di fornire, a fine Congresso, un bilancio finanziario ed una relazione dettagliata dell'attività svolta.
Condizioni di partecipazione
Nell'ambito dell'espletamento della procedura di partecipazione alla suddetta gara, è richiesto al PCO quanto di seguito indicato:
- curriculum societario che riporti il dettaglio di tutti gli eventi organizzati nel corso degli anni 2007-2010 specificando:
- committente;
- numero di partecipanti;
- importo e tipologia di servizio erogato;
- elenco degli eventi medico – scientifici aventi ad oggetto tematiche attinenti alla dermatologia ed alla venereologia, nel corso degli ani 2007-2010;
- presentazione della società che descriva l'organizzazione interna e la dotazione tecnologica;
- produzione fotostatica della certificazione ISO 9001 ai fini di garantire il corretto espletamento dei servizi richiesti dalla presente lettera di invito;
- elenco dei principali sponsor di cui il PCO si è avvalso nel corso del triennio 2007/2010;
- redazione descrittiva di una proposta di organizzazione del Congresso (di seguito indicata come offerta tecnica), evidenziando le proposte migliorative per una sua migliore riuscita e le risorse che si intendono dedicare all'organizzazione del congresso, indicandone le mansioni specifiche.
Aspetti finanziari
Al PCO è richiesto di:
- identificare il compenso netto annuo garantito alla Società;
- il costo della Segreteria Organizzativa o dei servizi di Segreteria e Coordinamento Generali Annui;
- la percentuale del PCO sugli incassi del Corso.
Modalità e termine di presentazione delle offerte
Il plico, controfirmato sui lembi di chiusura dal Legale rappresentante della società concorrente, sigillato con ceralacca, dovrà riportare al suo esterno la dicitura: «OFFERTA PER LA FORNITURA DI SERVIZI PER L'AFFIDAMENTO DELL'ORGANIZZAZIONE SIDeMaST» ed i dati del mittente e dovrà contenere al suo interno tre buste chiuse e controfirmate dal legale rappresentante della società sui lembi di chiusura, recanti rispettivamente la seguente dicitura:
- Busta A - OFFERTA TECNICA;
- Busta B - OFFERTA ECONOMICA;
- Busta C - DOCUMENTAZIONE.
Copia della documentazione dovrà pervenire anche in formato PDF salvato su chiave USB.
Il suddetto plico dovrà pervenire al seguente indirizzo:
Segreteria Organizzativa SIDeMaST – alla cortese attenzione della Sig.ra Simona Motta – 25124 Brescia: Via Aldo Moro, 22
entro e non oltre il 30 maggio 2011 tramite corriere espresso o consegnato a mano.
La Società si riserva il diritto di sospendere l'assegnazione della gara.
Richiesta Informazioni
Ogni richiesta di ulteriori informazioni potrà essere indirizzata alla Sig.ra Simona Motta (telefono 030 2423450, fax 030 2452826, e-mail).
